মেনু নির্বাচন করুন

ইউনিয়ন পরিষদে সচিবের দায়-দায়িত্ব ও কর্তব্য

ইউনিয়ন পরিষদেসচিবের দায়িত্ব ও কর্তব্য

অরুন আলো খীসা

সচিব

৪নং বগাচতর ইউনিয়ন পরিষদ

মোবাইল নং-০১৮২৮৯৪১১৩৪

ইউনিয়নপরিষদের অফিস ব্যবস্থাপনার যাবতীয় কাজ পরিচালনা করেন সচিব। তিনি ইউনিয়নপরিষদের একজন দায়িত্বশীল কর্মচারী হিসেবে বাজেট তৈরি থেকে শুরু করেপরিকল্পনা প্রণয়ন এবংঅনেকরকম দায়িত্ব পালন করে থাকেন।  সচিবের দায়িত্বও কর্তব্য নিন্মরূপ:   

নথি সংরক্ষণ

 অফিস ব্যবস্থাপনা 

 বাজেট 

 হিসাব ও নথিপত্র সংরক্ষণ 

 সম্পত্তি ব্যবস্থাপনা

 উন্নয়নমূলক কাজ 

 বিচারমূলক কার্যক্রম

 প্রকল্প প্রণয়ন

  •  

 নথি সংরক্ষণ

  • সচিব ইউনিয়ন পরিষদের সকল নথিপত্র সংরক্ষণ করার দায়িত্ব পালন করেন।
  • সভার কার্য বিবরণী লিপিবদ্ধ করেন।
  • প্রস্তাবনা বই সংরক্ষণ করেন।
  • মাসিক সভার বিজ্ঞপ্তি থেকে শুরু করে সভার সকল সিদ্ধান্ত সদস্যদের জানানোর ব্যবস্থা করেন।
  • মাসিক, ত্রৈমাসিক এবং বার্ষিক রিপোর্ট এবং মন্তব্য সচিব লিপিবদ্ধ করেন।

 অফিস ব্যবস্থাপনা

স্থানীয় পরিষদ পরিচালনার জন্য সরকারের আইন ও বিধি আছে। সেই আইন ও বিধি অনুযায়ী সচিব ইউনিয়ন পরিষদের অফিস ব্যবস্থাপনার কাজ করেন।

  • অফিস পরিচালনার ক্ষেত্রে সচিব বিভিন্ন প্রয়োজনীয় নথি সংরক্ষণ করেন।
  • চেয়ারম্যানহচ্ছেন জনপ্রতিনিধি এবং সচিব হচ্ছেন ইউনিয়ন পরিষদের স্থায়ী কর্মচারী। চেয়ারম্যান বিভিন্ন কাজেব্যস্ত থাকায় অফিসের কাজে অনেক ক্ষেত্রে সময়দিতে পারেননা। সেক্ষেত্রে সচিব চেয়ারম্যানকে অফিসের কাজে সহায়তা করেন।
  • ইউনিয়ন পরিষদের সকল সংবাদ আদান-প্রদান যাবতীয় তথ্য লিপিবদ্ধ করেন।
  • ইউনিয়ন পরিষদের পক্ষ থেকে সচিব যোগাযোগ রক্ষার দায়িত্ব পালন করেন।
  • বিবিধ সংবাদ, চিঠিপত্র, ইত্যদি সংরক্ষণ করেন এবং জেলা ও উপজেলা পযার্য়েবিভিন্ন সরকারী অফিসের সাথে যোগাযোগ রক্ষা করেন।
  • জেলা প্রশাসক এবং উপজেলা নিবার্হীঅফিসারের সাথে যোগাযোগ রক্ষা করেন।

 বাজেট

  • ইউনিয়ন পরিষদের সুষ্ঠু ব্যবস্থাপনা এবং পরিকল্পনা বাস্তবায়নের জন্য বাজেট তৈরিতে সচিব ভূমিকা পালন করেন।
  • মহল্লাদার, দফাদারগণের বেতন, উন্নয়নমূলক কাজের ব্যয়ের খতিয়ান, অফিস পরিচালনার বিবিধ খরচ প্রদান, বছরের আয়ব্যয়ের খসড়া তৈরি করেন।
  • আইনানুগভাবে বিভিন্ন আয়ের উৎস বের করেন যা কাযর্করকরে থাকেন চেয়ারম্যান।

হিসাব ও নথিপত্র সংরক্ষণ

  • ইউনিয়ন পরিষদের হিসাব সংরক্ষণের দায়িত্ব পালন করেন।
  • ক্যাশ বই, কর, রেট ও ফি আদায়ের বই এবং অন্যান্য আদায় ও লাইসেন্স প্রদানের রশিদ সংরক্ষণ করেন।
  • বাড়িও জমির উপর কর আদায়,অনুদান, ঋণ, চাঁদা, অস্থাবর সম্পত্তি মালামালের স্টক, স্ট্যাম্প ইত্যাদির রেজিস্ট্রার সমূহ নির্দিষ্ট ফরমে সচিব সংরক্ষণ করেন, যাতে ভবিষ্যতে কর্তৃপক্ষ বা প্রতিষ্ঠানের প্রয়োজনে অনতিবিলম্বে ও সহজে বেরকরা যায়।

সম্পত্তি ব্যবস্থাপনা

  • ইউনিয়নপরিষদের নিজস্ব সম্পত্তির ব্যবস্থাপনা, সংরক্ষণ, তদারক ও উন্নয়ণেরপ্রয়োজনীয় কাগজপত্র সচিব সংরক্ষণ করেন যেমন- সম্পত্তিঅর্জন, বিক্রয়, দান, বনধক, বিনিময়, ইজারাপ্রভৃতি।
  • ইউনিয়ন পরিষদের  সম্পত্তির যাবতীয় দলিল, চুক্তিনামা ও সম্পত্তি ইজারা দলিল স্থায়ী নথি হিসেবে গার্ড ফাইলে   সংরক্ষণ করেন।

উন্নয়নমূলক কাজ

  • ইউনিয়ন পরিষদের উন্নয়নমূলক কাজের যথা- রাস্তা ঘাট নির্মাণ,সেতু নির্মাণ,খনন কাজ, নলকূপ স্থাপন প্রভৃতির ভাউচার বা রশিদ সংরক্ষণ করেন।
  • হাট-বাজার উন্নয়ন সংক্রান্ত খাতাপত্র যেমন- ক্যাশ বই, ব্যাংকের হিসাব বই,চেকবই,রেজিস্ট্রার ও ব্যাংকে টাকা জমা দেওয়ার ডিপোজিট বই, চিঠিপত্র প্রেরণ ওপ্রাপ্তি রেজিস্ট্রার এবং বিবিধ খরচের ভাউচার,গার্ড ফাইল ইত্যাদি সংরক্ষণকরেন।

বিচারমূলক কার্যক্রম

  • বিচার বা সালিশ অনুষ্ঠিত হবার আগে ফরিয়াদী এজাহার করতে যে ফি জমা দেয় সচিব তা গ্রহণ করেন।
  • সচিব চেয়ারম্যানের আদেশে গ্রাম পুলিশের (চৌকিদার) মারফতে আসামীকে সমন জারী বা নোটিশ প্রদান করেন।
  • বিচারের রায় ঘোষণা ও এ সংক্রান্ত কাগজপত্র সচিব নথি আকারে রেকর্ড করে রাখেন।

প্রকল্প প্রণয়ন

প্রকল্পতৈরি করতে ইউনিয়ন পরিষদের সচিব গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা রাখেন। এক্ষেত্রে তিনিতার মূল্যবান অভিজ্ঞতা ও ধারণা দিয়ে সাহায্য করতে পারেন।

  • প্রকল্প তৈরির পর্যায়ে প্রকল্পের উদ্দেশ্য,আনুমানিক ব্যয় ও অর্থ যোগানের বিষয়ে চেয়ারম্যান ও পরিষদকে সাহায্য করেন।
  • প্রকল্প বাস্তবায়নে সচিব প্রকল্প তত্ত্বাবধান ও মনিটরিং ক্ষেত্রে ভূমিকা পালন করেন।
  • প্রকল্প মূল্যায়ণের সময় ভবিষ্যতের জন্য সতর্কতা এবং প্রয়োজনীয় সংশোধনী বিষয়ে মত দেন।
  • ইউনিয়নপরিষদের ভি,জি,ডি কমিটিতে সচিব,সদস্য-সচিব হিসেবে দায়িত্ব পালন করেন এবংপ্রকল্পের প্রয়োজনীয় নথিপত্র সংরক্ষণ করে ইউনিয়ন পরিষদকে সহায়তা করেন।
  • ইউনিয়নপরিষদের ট্যাক্স বহির তালিকা দেখে রিলিফ বা সাহায্য কোন কোন দরিদ্রব্যক্তিদের মধ্যে বন্টন করা যাবে তার ডি,পি লিস্ট তৈরি করতে সহায়তা করেন।
  • ওয়ার্কস প্রোগ্রামের বিভিন্ন সভার আলোচনা,প্রস্তাবনা বা আলোচ্যসূচী এবং কার্য বিবরণীর মন্তব্য লিপিবদ্ধ করেন।
  • বিভিন্ন কর্মসূচী প্রণয়ন, বাস্তবায়ন ও মূল্যায়ণের নথি সংরক্ষণ করেন।
  • তিনি নীতি প্রণয়ন,তথ্য সংগ্রহ, কর্মসূচি বাস্তবায়ন প্রভৃতি ক্ষেত্রে চেয়ারম্যানকে সহায়তা করেন।